QUESTIONS-REPONSES > FINANCEMENT ET ASPECTS ECONOMIQUES
| Est-il vrai que toute acquisition de bien au-dessus de 120.000.000 F.CFA doit être effectuée par appel d'offres en liaison étroite avec le gestionnaire de la facilité ? Oui, faire référence au point 12 de l’Annexe B V – Passation de marché dans les documents de l’AàP publiés pour information : « Toute acquisition au-dessus de 120.000.000 F.CFA doit être effectuée par appel d'offres en liaison étroite avec le gestionnaire de la facilité. » Quelle méthode d'approvisionnement sera utilisée pour la sélection des biens ? Les bénéficiaires de subventions doivent-ils utiliser le critère de "prix le plus bas" ou est-il possible d’utiliser "la meilleure valeur" ? Dans l’Annexe B V – Passation de marché des documents de l’AàP publiés pour information, faire référence aux principes de passation des marchés au point 1 et en particulier au point 1.4 : « Un prix raisonnable (tel que déterminé par exemple, par une comparaison des offres de prix et les prix du marché) est payé pour acheter des biens, travaux et services. Et, Au point 3 : « En règle générale les achats sont effectués au prix le plus bas possible compatible avec les normes de qualité satisfaisantes assurant ainsi l'optimisation des ressources ». Concernant la vente de kits solaires, il nous semble difficile de prévoir un business plan sur 20 ans et nous l’avons fait sur 5 ans. Est-ce suffisant dans le cadre de cet appel à projets ? L’OCEF vise à cofinancer des projets durables dans le temps avec un horizon pluriannuel. Ainsi :
Le compte bancaire du soumissionnaire doit-il être obligatoirement un compte entreprise ? Ou les comptes individuels peuvent être acceptés ? Les individus ne sont pas éligibles au cofinancement de l’OCEF car le présent appel à propositions de projets est ouvert aux entreprises du secteur privé, aux ONG, aux collectivités locales décentralisées, aux opérateurs du secteur public et parapublic et aux organisations internationales. Pour cette raison, le compte bancaire destiné à recevoir les fonds de la subvention doit être un compte dédié ouvert au nom du soumissionnaire (seul ou en consortium) et pas au nom d’un individu. Dans l’onglet « indication d’utilisation », il est indiqué que tous les montants de ce modèle de plan financier sont en US Dollar, ainsi que hors taxes. L’onglet plan d’affaires et TRI contient une section relative à l’impôt. Pourriez-vous clarifier si le plan d’affaire doit être soumis avant ou après impôt ? Quels impôt / taxes doivent être exclues ou inclues dans le plan d’affaire ? Tous les achats de biens et de services financés par MCA-Bénin II sont exonérés pour les sociétés nationales et étrangères. Tout investisseur (national ou étranger), pourrait bénéficier de la politique d'exonération des droits de douane et de la taxe à la valeur ajoutée (TVA), pour les équipements et matériaux importés ou acquis en République du Bénin et destinés à des projets d'électrification rurale (Référence : la Loi de finances 2008 du Bénin, Article 17). Cependant, Il est à signaler qu’il n’y a pas d’exemption d’impôt sur la société. La durée du plan d’affaire dans le modèle Excel est limitée à 20 ans. Or il a été confirmé que la durée de l’accord de concession pour les mini réseaux serait de 25 ans. Est-il par conséquent possible de soumettre un plan d’affaire sur 25 ans ? L’OCEF vise à cofinancer des projets durables dans le temps avec un horizon pluriannuel. Ainsi, si le soumissionnaire désir lier son plan d’affaire à la durée de l’accord de concession, il peut bien soumettre un plan d’affaire sur 25 ans.Nous sommes en train de remplir le fichier Excel nommé « Annexe 2 plan d’affaires TRI » et nous ne comprenons pas la façon dont vous voulez que nous remplissions l’onglet « Plan d’investissement » au niveau de la répartition des montants par source de financement (colonne G et H). Le total des fonds OCEF et celui de l’apport du soumissionnaire (cellules G168 et H168) sera inférieur au total affiché dans la cellule F168. Est-ce bien ainsi qu’il faut procéder ? Pouvez-vous nous éclairer sur cela ? Il faut rappeler que dans le plan d’investissement intégré au plan d’affaire, les deux colonnes G et H représentent respectivement l’apport de l’OCEF et l’apport du soumissionnaire (individuel ou en consortium). La somme des totaux de ces deux lignes donne le total du cout du projet qui est reporté dans le formulaire de demande. A cet effet, il est fortement conseillé au soumissionnaire de ne pas partager les mêmes sous lignes budgétaires entre les deux apports et de consacrer les apports demandés à l’OCEF au financement de l’équipement.Dans l’onglet « Plan de décaissement » vous donnez la possibilité d’obtenir des virements de l’OCEF dès le premier mois du projet or dans l’onglet « Plan d’affaires et TRI » vous indiquez comme année de début du projet « 2018 » et comme année de premier versement de l’aide OCEF « 2019 ». Comme nous sommes déjà en 2019, nous supposons que l’année de début du projet est 2019 et que le versement de l’OCEF se fera en 2020 ce qui n’est pas cohérent avec l’onglet « Plan de décaissement ». De même, dans les onglets « budget de la proposition » et « source de financement », la cellule G10 doit s’appeler 2019 et non 2018. Est-ce bien cela ? L’appel à propositions de projets a été publié en 2018 et pour cette raison les documents font référence à l’année de publication. Il est évident que dans la rédaction de votre proposition il faut prendre comme référence l’année de démarrage effectif prévu de l’action. Pour cela, il faut faire référence au calendrier indicatif du paragraphe 5.4 du GSPIS, qui prévoit la signature des accords de cofinancement en novembre 2019. Est-ce que l'OCEF va verser des avances pour préfinancer les dépenses éligibles ou au contraire le porteur de projet va-t-il se faire rembourser ses dépenses ? Dans ce dernier cas, les frais financiers peuvent-ils être considérés comme une contribution du porteur de projet ?
A quel moment le financement est versé ? Le décaissement des cofinancements octroyés pour les projets retenus à l’issue du processus de sélection se fera en tranches et est conditionné par les résultats obtenus et vérifiés, conformément aux jalons d’avancement (milestones) définis dans le plan de travail de chaque projet. Est-ce que l’état des dépenses doit être conforme au budget proposé ligne par ligne, ou pourra-t-on dans certaines conditions réaffecter en cours de projet des budgets de même nature (sous-activité et tâches) pour des tâches de la même sous activité ? Faire référence à l’Annexe 2b, Section 2.2 de l’accord de subvention: “Lorsqu’une modification du budget ou de la description de l’action n’affecte pas l’objet fondamental de l’action et que l’incidence financière se limite à un transfert entre postes à l’intérieur d’une même rubrique principale du budget entraînant la suppression ou l’introduction d’une rubrique, ou à un transfert entre rubriques du budget entraînant une variation inférieure ou égale à 10 % du montant initial (le cas échéant modifié par un avenant) de chaque rubrique concernée, le Bénéficiaire peut modifier le budget et en informe sans délai l'Autorité Contractante par écrit. Cette méthode ne peut pas être utilisée pour modifier les rubriques relatives aux contributions en nature”. Pour la présentation du plan d'affaires, doit-on présenter un modèle avec hypothèses pessimistes et un modèle avec hypothèses optimistes ? Le plan d’affaire doit être le plus réaliste possible. Il devrait être le résultat d’une étude de faisabilité technique et économique fiable fondée sur une étude de marché ou à défaut sur la base des statistiques officielles du Bénin. Le modèle de projection financières (cash-flow) ne prévoit pas d’analyse de cas d’hypothèse pessimiste et optimiste. Il faut juste considérer l’hypothèse réaliste et insérer les données dans le modèle (annexe 2 - Plan d’affaires) mis à disposition et téléchargeable sur le site de l’OCEF : https://ocef.bj/fr/documents-2eme-aap. Est-ce que le coût des équipements liés aux activités génératrices de revenus sont prise en compte dans les investissements ? Non, les coûts des équipements liés aux activités génératrices de revenu ne sont pas pris en compte dans les investissements de l’OCEF. Seuls les équipements strictement liés à la production d’énergie renouvelables sont éligibles dans les projets cofinancés par l’OCEF. Le soumissionnaire peut prendre en compte ses investissements dans sa contrepartie. Vous avez également mentionné une possible exonération de taxes sur les tarifs. Pouvons-nous en savoir plus? Par exemple, dans le cadre de l’appui du MCA-Bénin II, est-ce que les réapprovisionnements de pièces importées lors de phase de construction du projet et le renouvellement des équipements en phase d’exploitation bénéficient des exonérations de frais de douane et de TVA ? Tous les achats de biens et de services financés par MCA-Bénin II sont exonérés pour les sociétés nationales et étrangères. Les Tout investisseur (national ou étranger), pourraient bénéficier de la politique d'exonération des droits de douane et de la taxe à la valeur ajoutée (TVA), pour les équipements et matériaux importés ou acquis en République du Bénin et destinés à des projets d'électrification rurale (Référence : la Loi de finances 2008 du Bénin, Article 17). L'exemption d'impôt sur les sociétés est-elle limitée à la durée de validité de l'accord de cofinancement OCEF ou se poursuit-elle pendant la durée du contrat d'autorisation / de concession ? (De manière plus générale, la même question est posée pour toutes les taxes liées à l'activité d'exploitation de la société projet). Il n’y a pas d’exemption d’impôt sur la société. Elles sont assujetties à la réglementation fiscale en vigueur. Tous les achats de biens et de services financés par MCA-Bénin II sont exonérés de droits de douane et taxes. Tout investisseur pourraient bénéficier de la politique d'exonération des droits de douane, des taxes et de la taxe à la valeur ajoutée (TVA), pour les équipements et matériaux importés ou acquis en République du Bénin et destinés à des projets d'électrification rurale (Référence : la Loi de finances 2008 du Bénin, Article 17). Nous avons deux questions au sujet des soumissions par des ONG internationales : 1. Notre siège a besoin des coûts indirects modestes pour nous supporter pendant l’exécution du projet. Pouvons-nous budgétiser cela ? 2. Pour la contribution minimum du soumissionnaire, nous pouvons faire que 40000 Dollars en espèce et le reste en apport en nature de grande valeur. Acceptez-vous ces conditions ? 1. Les coûts indirects ne sont pas éligibles au présent AàP. Pour des plus amples informations sur les coûts éligibles au financement de l’OCEF, veuillez consulter le paragraphe 3.3.2 du Guide pour la Soumission des Projets à l’Intention des Soumissionnaires (GSPIS). 2. Le montant de la contribution est en relation avec le montant total du projet. A cet effet, nous vous rappelons que la contribution maximale qui peut être demandée à l’OCEF ne peut pas dépasser 75% du montant total du budget de l’action. La contribution du soumissionnaire (minimum 25%) peut être apportée en espèces et en nature. Cependant la valeur de l’apport en nature ne peut pas dépasser 15% de la contribution totale du soumissionnaire. Pour de plus amples informations sur les coûts éligibles au financement de l’OCEF, veuillez consulter le paragraphe 2.4 du Guide pour la Soumission des Projets à l’Intention des Soumissionnaires (GSPIS). Dans l’ANNEXE E - Grille d’évaluation - Rubrique 1.7 : « Est-ce que le volume financier du projet est convenablement proportionné par rapport au chiffre d’affaire (CA)/budget annuel du soumissionnaire ? Plan d’affaire Coût projet > 2CA : 0 CA <= coût projet : 2 CA/2 <= coût projet : 3 Coût projet < CA/2 : 5 » 1. Pourriez-vous clarifier quelle est la note obtenue dans le cas où le coût du projet est entre le CA et 2XCA ? 2. Pourriez-vous clarifier quel est le chiffre d'affaire retenu (dernier chiffre d'affaire connu ? autre ?) et si dans le cas d'un consortium si le chiffre d'affaire retenu pour ce critère est bien le chiffre d'affaire des membres du consortium en tant que consortium et non le CA individuel de chacun des entités faisant partie du consortium ? (par exemple si deux entreprises ont formé un consortium l'un avec un chiffre d'affaire bien supérieure à l'autre quel chiffre d'affaire est retenu dans ce cas ?) 3. Pourriez-vous confirmez que le chiffre d'affaire retenu pour ce critère est bien celui du soumissionnaire et non celui du projet (la section mentionne le plan d'affaires comme source pour évaluer ce critère d'ou la question) 4. Pourriez-vous clarifier ce que veut dire budget annuel ? (budget annuel en termes de quoi ?) 1. La note obtenue dans le cas où le coût du projet est entre le CA et 2CA est 2 2. Il s’agit du chiffre d’affaires moyen sur les trois dernières années d’exercice soumis par le soumissionnaire ou le chef de file et par ses partenaires en cas de consortium. De plus, pendant l’évaluation des données, l’analyse des expériences précédentes en termes de volume du budget des projets gérés par le chef de file et par ses partenaires ainsi que toutes les informations déclarées par le soumissionnaire dans les Sections 1, 2 et 4 du formulaire de demande de subvention, peuvent aussi constituer des éléments d’appréciation lors de l’évaluation des capacités techniques et organisationnelles du soumissionnaire. 3. Oui, le chiffre d'affaires retenu pour ce critère est bien celui du consortium (chef de file et partenaires) non celui du projet. 4. Le chiffre d’affaire annuelle doit être convenablement proportionné au budget annuel du projet proposé dans sa phase d’investissement. Est-ce que les informations clés de l’entreprise/institution du soumissionnaire fournies (états financiers, chiffre d’affaire et nombre d’employés des 3 années passées 2015/2016/2017) indiquent en général une pérennité de ses activités économiques ?)
Formulaire de demande : Sections 4 – 1.11 - Plan d’affaire - Annexes formulaire annexes (États financiers, rapports d’audits, etc.).
RÉSULTAT NET sur les 3 dernières années : 2-3 années très positives = 5 2-3 années positives = 4 1 dernière année très positive = 3 1 dernière année positive = 2 1-2 dernières années équilibrées = 1 1-2 dernières années à perte = 0 Pourriez-vous donner plus de détails sur ce qui est vu comme positif ou très positif ? Pendant l’évaluation de la capacité financière et opérationnelle du soumissionnaire, on prendra en compte l’ensemble les éléments de clarifications apportés dans les sections du formulaire de demande suivantes : « 1 - Renseignements sur le demandeur, 2 - Renseignements sur les partenaires, 4 - Capacité de l’équipe, partenariats et coopération et 12.2 – Preuve de Capacité financière » Ce qui sera examiné et vu comme positif ou très positif est le résultat net annuel. Si un promoteur importe X quantité dont seulement une partie Y est financée par le MCA-Bénin II, l'exonération porte sur X ou sur Y ? Les exonérations concernent les biens et services achetés avec les fonds de MCA-Bénin II. Pour les biens et services achetés avec les fonds propres ou de tiers financeur, les investisseurs pourraient bénéficier de la politique d'exonération des droits de douane, des taxes et de la taxe à la valeur ajoutée (TVA), pour les équipements et matériaux importés ou acquis en République du Bénin et destinés à des projets d'électrification rurale (Référence : la Loi de finances 2008 du Bénin, Article 17). Le promoteur pourra bénéficier de l’appui de l’ABERME à cette fin. Le guide pratique des procédures fiscales et douanières du MCA-Bénin II décrit les formalités à effectuer afin de bénéficier d'un certain nombre d'exonérations (droit d'enregistrement et de timbre, TVA, impôt sur les sociétés, etc.) : au titre du processus d'appel à propositions quand ces formalités doivent être réalisées exactement ? Est-ce après que la présélection des candidats ait été terminée ou avant et si avant quand ? Un mécanisme permettant de faciliter l’obtention de l'exonération des taxes pour le bénéficiaire est développé par l’Autorité Contractante et sera communiqué au bénéficiaire de l’accord de cofinancement avant le premier décaissement des fonds. Il est à noter que l’Autorité Contractante fait partie du Comité de Pilotage de l’OCEF. Possibilités pour obtenir un cofinancement d’une autre institution financière : quel est le mécanisme lié à l'AFD ? Quelle est la nature du financement proposé par Orabank/ Crossboundary dans le cadre de cet appel d'offres ? L'OCEF n’a pas de contrats spécifiques avec ces institutions. Par contre, ces institutions ont souligné leurs intérêts potentiels pour soutenir un ou plusieurs Soumissionnaires en plus d’OCEF. Les coûts pré soumission peuvent-ils être inclus dans les coûts du projet éligible pour la subvention et si oui selon quelles règles ? Les coûts liés à des services et travaux doivent porter sur des activités réalisées durant la période de mise en œuvre, à l’exception des coûts pour l’étude de faisabilité́ du projet. Les documents de projet manuscrit et écrit dans une langue autre que le français ne seront pas acceptés. => Y a-t-il Besoin d'une traduction certifiée ? Comme indiqué, la soumission est faite entièrement en français. Il se pourrait que des originaux de document annexes prouvant par exemple l’éligibilité ou l’existence légale d’un promoteur puissent ne pas exister en français. Dans ces cas fournir une simple traduction. Il n’est pas nécessaire que la traduction soit certifiée. Les coûts suivants ne sont pas éligibles : Frais généraux d'administration ou d'administration indirects ? Notre siège a besoin des coûts indirects modestes pour nous supporter pendant l’exécution du projet. Pouvons-nous budgétiser cela ? Non, les coûts indirects relatifs aux frais généraux et administratifs ne sont pas éligibles au présent Appel à Proposition de projets. Les dettes/prêts peuvent –il être inclus comme apport de capitaux propres ? Quelle est la forme de la subvention ? Le plan de financement de votre plan affaire devrait contenir les indications claires de la contribution du soumissionnaire. Cette contribution peut être sur fonds propres, sous forme de dette, contributions de partenaires, valorisation d’apport en nature, mais pas les revenus du projet au cours de la période de l’appui financier de l’OCEF. La contribution de l'OCEF au plan d’affaire est comprise entre 25% et 75%. Cela se présente sous la forme d’une subvention versée en remboursement en fonction des résultats obtenus. L’OCEF applique le principe du financement basé sur les résultats. Le soumissionnaire doit fournir la preuve de sa contribution au plan de financement. Les propositions qui demandent moins de cofinancement à l’OCEF auront un score plus élevé que celles qui en demandent plus. Pouvons-nous inclure les revenus de la vente de l'électricité de la centrale cofinancée dans notre propre contribution financière ? Non. Les revenues prévues de l’exploitation de l’activité pendant la période du financement de l’OCEF ne sont pas éligibles et ne peuvent pas être justifiés comme apport du soumissionnaire. A cet effet, la rémunération / profit ne pourrait pas être utilisé comme apport propre pendant la phase de l’appui OCEF. Pour la fenêtre 2, quelle est la taille des systèmes de MW recherchés ? Aucune limite n’est définie, pourvue que la capacité à installer réponde aux besoins spécifiques des localités visées. Existe-t-il une exigence d'un niveau minimum d'électrification par village sur la fenêtre 2 ? Non, il n’existe pas un niveau minimum fixé pour la capacité du système d’électrification par village sur la fenêtre 2. Quel tarif s'applique à la fenêtre 2 ? Le principe de base est que les tarifs à proposer par les soumissionnaires doivent refléter l'ensemble des coûts en capitaux et d'exploitation, et un retour acceptable sur les investissements du promoteur. La méthodologie de tarification est celle du « Cost Plus ». Ce tarif sera cependant approuvé par l'Autorité de Régulation de l’Électricité (ARE). Est-ce qu'une société de droit étranger qui exploite des mini-réseaux sera taxée sur ses résultats au Bénin ? A quelle hauteur ? Il n’y a pas de différence vis-à-vis le traitement de la taxe, droit de douane etc. entre une société de droit étranger et une société béninoise. Quelle est la forme de preuve de l’engagement de financement ? Cela dépend de la forme de financement. Le soumissionnaire doit être en mesure de prouver la capacité de mobiliser sa contribution ou moment de l’envoi de la proposition de financement, notamment en annexant au dossier ses états financiers et ceux de ses partenaires. Si son apport inclut les contributions d’autres institutions sous forme de crédit ou de don, le soumissionnaire est tenu d’annexer les lettres d’intention de financement de ces institutions. Y-a-t-il des exonérations de droits et taxes de douane pour l'importation de matériel ? Tous les investisseurs pourraient bénéficier de la politique d'exonération des droits de douane et des taxes y compris la taxe sur la valeur ajoutée (TVA), pour les équipements et matériaux importés ou acquis en République du Bénin et destinés à des projets d'électrification rurale (Référence : la Loi de finances 2008 du Bénin, Article 17). Ils bénéficieront de l’appui de l’ABERME à cette fin. L’étude de faisabilité n’est pas éligible à la subvention. Est-ce qu’il y a un mécanisme de compensation ? Les coûts soutenus pour l’’étude de faisabilité sont éligibles au financement de l’OCEF s’ils sont justifiés et raisonnables, à l’exclusion des coûts de l’étude d’impact environnemental qui ne sont pas éligibles. | |