QUESTIONS-REPONSES > PARTENARIAT
| Peut-on aller en partenariat ou faire consortium avec une entreprise qui souhaite juste fournir ses équipements et services et qui ne souhaite pas financer le projet ? Les membres associés en consortium pour demander un cofinancement OCEF participent à la définition et à la mise en œuvre du projet et devront tous satisfaire au même titre aux critères d’éligibilité́ de l’OCEF. Les membres associés constituant ce consortium sont désignés dans le cadre de l’OCEF comme des partenaires et les coûts qu’ils encourent sont éligibles au financement de l’OCEF au même titre que ceux encourus par le Soumissionnaire-chef de file. Dans le cas d’une société appartenant à un consortium, dont une société sœur (appartenant au même groupe) fourni un produit ou un service au projet du consortium, y a-t-il nécessité de passer par un avis de passation de marché ? Il n’y a pas la nécessité de passer un avis de passation de marché si le produit ou service est fourni par une entité affiliée qui est liée structurellement aux soumissionnaires (le soumissionnaire chef de file ou un partenaire), notamment sur le plan capitalistique ou juridique et que le lien ne doit pas être limité à l’action ni établi seulement pour la mettre en œuvre. Ce lien structurel recouvre principalement deux notions : (i) Le contrôle relatif aux états financiers annuels, aux états financiers consolidés et aux rapports y afférents de certaines formes d’entreprises : Les entités affiliées à un demandeur peuvent donc être :
(ii) l’adhésion, c’est-à-dire que le demandeur est juridiquement défini comme par exemple un réseau, une fédération, une association à laquelle l’entité affiliée participe, ou le demandeur participe à la même organisation (par exemple un réseau, une fédération ou une association) que l’entité affiliée proposée. Si un contrat de subvention est attribué aux soumissionnaires, leurs entité(s) affiliée(s) ne deviendront ni bénéficiaires de l’action ni signataires du contrat. Toutefois elles participent à la définition et à la mise en œuvre de l’action et les coûts qu’elles encourent (notamment ceux relatifs aux marchés de mise en œuvre) peuvent être éligibles à la condition de respecter les règles pertinentes applicables au(x) bénéficiaire(s) en vertu de l’accord de cofinancement. Une société peut-elle être chef de file et en même temps vendre sa technologie à un autre Soumissionnaire de la même fenêtre ? Il n’est pas interdit d’être soumissionnaire d’une proposition et fournir en tant que contractant sa technologie à un soumissionnaire d’une autre proposition. Cependant, il faut rappeler que les contractants sont soumis aux règles de passation de marchés énoncées en annexe de l’accord de cofinancement et que les Soumissionnaires en consortium ne peuvent pas être en même temps des contractants du projet qu’ils ont soumis au financement de l’OCEF. Est-ce qu'une société fille (soumissionnaire) d'une entreprise X peut utiliser les références de l'entreprise X ainsi que ses états financiers pour soumissionner ? Dans le Guide pour la soumission des projets, l'Article 3 précise les règles applicables à l'Appel à Propositions de Projets. Supposons qu'une société X ait une participation financière majoritaire dans une société Y. La société Y sera Soumissionnaire à l'Appel à Projets et la société X apportera une lettre de confort à la société Y. La société Y peut-elle utiliser les références de la société X ? Plus généralement, les éléments d'appréciation de la capacité financière et opérationnelle sont-ils jugés à partir des éléments de la société Y ou à partir des éléments fournis par la société X ? Oui, la société peut utiliser les références de la société affiliée dans le cas qu’il s’agisse réellement d’entités liées structurellement aux soumissionnaires (le soumissionnaire chef de file ou un partenaire), notamment sur le plan capitalistique ou juridique et que le lien ne doit pas être limité à l’action ni établi seulement pour la mettre en œuvre. Ce lien structurel recouvre principalement deux notions : (i) Le contrôle relatif aux états financiers annuels, aux états financiers consolidés et aux rapports y afférents de certaines formes d’entreprises: Les entités affiliées à un demandeur peuvent donc être :
(ii) l’adhésion, c’est-à-dire que le demandeur est juridiquement défini comme par exemple un réseau, une fédération, une association à laquelle l’entité affiliée participe, ou le demandeur participe à la même organisation (par exemple un réseau, une fédération ou une association) que l’entité affiliée proposée. Comment vérifier l’existence du lien avec un demandeur ? L’affiliation résultant d’une relation de contrôle peut être établie en particulier sur base des comptes consolidés de groupe auquel appartiennent le demandeur et l’entité affiliée proposée. Celle résultant d’une adhésion peut être établie en particulier sur base des statuts (ou tout acte constitutif équivalent) définissant le demandeur comme un réseau, une fédération ou une association auquel ou auquel/à laquelle le demandeur participe. Si un accord de cofinancement est attribué aux soumissionnaires, leurs entité(s) affiliée(s) ne deviendront ni bénéficiaires de l’action ni signataires du contrat. Toutefois elles participent à la définition et à la mise en œuvre de l’action et les coûts qu’elles encourent (notamment ceux relatifs aux marchés de mise en œuvre et au soutien financier aux tiers) peuvent être éligibles à la condition de respecter les règles pertinentes applicables au(x) bénéficiaire(s) en vertu de l’accord de cofinancement. Nous disposons d'une société mère et de sa filiale au Bénin. Est-il préférable pour nous de postuler avec comme soumissionnaire unique la filiale accompagnée d'une garantie financière de la part de la société mère ? Est-il possible de postuler en tant que consortium entre société mère et sa filiale ? Oui, c’est au choix des soumissionnaires de postuler à seul avec une entité affiliée (la société mère), si l’affiliation entre les deux sociétés est structurelle et le lien ne doit pas être limité à l’action ni établi seulement pour la mettre en œuvre. Si nous avons déjà des partenaires locaux, comment devons-nous organiser la candidature, sans que le projet ne devienne trop complexe ? Si le Soumissionnaire est une ONG internationale ou une entreprise privée avec siège à l’étranger, il est fortement encouragé d’avoir un ou plusieurs partenaires nationaux (ONG, opérateur du secteur public et/ou privé, collectivité locale décentralisée, université, centre de recherche) enregistrés et déjà installés au Bénin. Les candidats internationaux ainsi que les organisations publiques locales (collectivités) sont fortement encouragés à utiliser la plateforme de partenariat fournie sur le site Web de l'OCEF pour identifier les partenaires locaux potentiels (https://ocef.bj/fr/pages/matchmaking). Est-ce qu’un soumissionnaire, membre d’un groupement ou non, peut agir en tant que sous-traitant pour d’autres soumissionnaires ? S’il faut partie d’un consortium et n’en est pas le chef de file, le soumissionnaire d’un projet à l’OCEF peut bien être fournisseur ou prestataire pour un autre projet de l’OCEF sous réserve de justifier que la sollicitation est bien dans le domaine de ses activités courantes. Il est toutefois à noter que la sous-traitance n’est pas admise dans les projets financés par l’OCEF. Le paragraphe 3.1.1.1 du GSPIS dit que “le ou les porteurs du projet et directement chargé(s) de sa préparation et de sa gestion en cas de sélection et non agir en tant qu’intermédiaire”. Je voudrais savoir si une structure internationale d'ingénierie pourrait faire partie de 2 partenariats, toujours en prenant en compte que la structure ne serait pas le demandeur principal? En cas de consortium, les partenaires sont considérés au même titre que le chef de file. Ainsi, les règles citées au paragraphe « 3.2.8 Nombre de cofinancements pour AàP 2 par Soumissionnaire » dans le Guide pour la Soumission des Projet à l’Intention des Soumissionnaires (GSPIS) , s’appliquent aussi aux partenaires. Dans le cadre de la fenêtre 2, la société Z en tant que soumissionnaire individuel ou membre d'un consortium et la société X en tant que soumissionnaire individuel ou membre d'un consortium peuvent-elles être toutes les 2 bénéficiaires d'un cofinancement de l'OCEF? L’attribution de cofinancement est soumise aux exigences ci-après :
Dans le cas où un projet est soumis avec des partenaires qui ne feraient pas partie du consortium qui bénéficierait de la subvention (amis qui ne serait que des partenaires travaillant sur un sujet opérationnel précis), doit-on faire mention de ces partenaires dans la section 2 renseignement sur les partenaires ou dans la partie 4.2 "niveau de coopération avec les parties prenantes" ? La section 2 – renseignements sur les partenaires, concerne exclusivement les membres du consortium, qui sont copropriétaires du projet proposé à l’OCEF et qui ont signé le mémorandum d’entente du consortium. Ce mémorandum doit être annexé à la section 4 du formulaire de demande et doit être complétée par toutes les autres informations demandées dans cette section. « Les potentiels Soumissionnaires à but lucratif doivent noter que la politique du MCC et du MCA-Bénin II interdit le paiement de frais / bénéfices ou d'autres instruments d'assistance au bénéficiaire principal de l’appui OCEF ; en outre, les pertes ne peuvent être considérées comme un partage des coûts ou un désendettement » ; => cela veut-il dire que toute refacturation de la part des membres d’un consortium (en vertu de prestations réellement fournies) est proscrite ? C’est correct. Dans le cadre de la fenêtre 2, une Entreprise nommée A (fournissant par exemple des produits et/ou réalisant des travaux) a-t-elle le droit de faire partie d'un Consortium Soumissionnaire nommé X ? Si un consortium est attributaire d'un cofinancement OCEF, est-ce que les règles de passation décrites en Annexe 15 s’appliquent ou bien les membres du consortium peuvent fournir directement les biens et services sans appliquer la procédure de passation de marchés ? Les membres associés constituant un consortium ayant signé un mémorandum de partenariat sont désignés dans le cadre de l’OCEF comme des partenaires et les coûts qu’ils encourent sont éligibles au financement de l’OCEF au même titre que ceux encourus par le chef de file. Les membres d’un consortium sont considérés comme propriétaires du consortium. C’est pourquoi l’OCEF demande que le mémorandum entre les membres soit très claire sur la justification de l’association, les rôles et responsabilités de chacun des membres et son apport. Ainsi, en tant que propriétaire on ne peut être en même temps fournisseur ou prestataire. Sur la base de cette règle, ce sont exclusivement les contractants ou prestataires de services qui sont soumis aux règles de passation de marchés énoncées en Annexe 15. Par contre, lorsqu’un membre d’un consortium est un fournisseur d’équipements et il est prévu qu’il en fournisse au projet, cela doit être bien précisé clairement dès le départ. Si le projet est retenu par l’OCEF, à l’exécution, le promoteur devra requérir l’approbation préalable de l’OCEF et justifier de la qualité et de conformité des équipements proposés aux normes et le caractère raisonnable des prix par rapport au marché. Concernant les sites de mini-réseau, devrions-nous avoir un accord avec la communauté locale avant de soumettre une offre ? Un accord de base avec les autorités locales est nécessaire pour le site d'installation d'un mini-réseau. Un village pourrait convenir avec plus d'un promoteur de projet afin d’avoir plus de chances de bénéficier de projet de l'électricité. Si plus d'une proposition est faite pour un village, la proposition avec les meilleurs scores sera sélectionnée. Est-ce que l'OCEF assurera la mise en relation et les contacts entre partenaires ? Il est souhaitable que les propositions prévoient un ou plusieurs organisations partenaires. Il appartient aux organisations de rechercher les partenaires. Pour faciliter cette recherche. L’OCEF a créé un espace de « Matchmaking » sur son site Web. Quelle est la médiation faite par MCA-Bénin Ii pour les volets concernant les collectivités et le secteur Public pour la réussite de ce Projet ? Aucune. C’est la responsabilité du soumissionnaire d’avoir une convention/lettre d’intention sur l’usage des terrains, pour le domaine publique, pour construire la centrale solaire et le réseau. Une entreprise internationale peut-elle postuler au deuxième appel à propositions de projets si elle n’a pas de partenariat ? Une entreprise internationale est éligible même si elle n’est pas présente sur le territoire national. Mais l’entreprise doit montrer une volonté et une capacité de s’installer. L’OCEF recommande cependant aux entreprises internationales d’avoir un partenaire local. A quel moment le soumissionnaire doit faire appel à l’ARE. Est-ce que les projets retenus bénéficient de l’approbation automatique de l’ARE ? L’ARE est un partenaire de l’OCEF qui participe activement à sa mise en œuvre. Quelle est la procédure pour pouvoir s’enregistrer sur la plateforme de partenariat afin de trouver des partenariats ? Pour le partenariat il n’y a pas besoin de s’inscrire. Il faut procéder comme suit: 1- Allez sur le site de l’OCEF : www.ocef.bj 2- Cliquez sur l’onglet FINANCEMENT (4e onglet en quittant la gauche), puis dans le menu sous-jacent, cliquer sur MATCHMAKING. Par contre, pour soumettre un projet, il est nécessaire de s’inscrire. Pour cela : 1- Allez sur le site de l’OCEF : www.ocef.bj 2- Cliquez sur l’onglet APPELS A PROPOSITIONS (3e onglet en quittant la gauche) 3- Cliquez sur le lien : Inscrivez-vous à la plateforme de soumission en ligne ou le bouton rouge S’INSCRIRE qui vous amène vers le bas jusqu’à obtenir le formulaire d’inscription que vous voudrez bien remplir selon les indications au-dessus de chaque case. 4- Cliquez sur s’inscrire à la fin du processus et connectez-vous après au logiciel de soumissions avec votre adresse email et votre nouveau mot de passe. Peut-on être en partenariat avec plusieurs partenaires sur plusieurs fenêtres ? Un demandeur individuel ou un membre d’un consortium (chef de file ou non) bénéficiaires d’un accord de subvention ne peut plus être en même temps membre d’un consortium (chef de file ou non) pour un autre accord de subvention quelle que soit la fenêtre. En définitive, une structure peut être partenaire dans plusieurs propositions, mais elle ne sera bénéficiaire que d’une seule subvention. Est-ce que les demandeurs et leurs partenaires doivent être enregistrés au Bénin ? Le partenariat n’est pas une obligation mais une opportunité. Toutes les nationalités sont éligibles. Les demandeurs ont l’obligation d’être régulièrement enregistrés soit au Bénin ou soit à l’étranger. Cet aspect doit cependant être bien examiné à l’avance par les soumissionnaires, notamment les cas de consortiums, pour éviter des difficultés à la phase d’exploitation de l’objet du projet. Deux structures peuvent elles se mettre ensemble? Oui les partenariats sont vivement encouragés surtout entre les entreprises/ONG internationales et les organisations béninoises. Ceci dit, il ne s’agit pas d’une obligation. Si on décide de constituer un consortium pour soumissionner, Il faudrait s’entendre sur les questions telles que : qui va être responsable de l’exploitation, comment répartir les profits, etc. Le MCA-Bénin II sera très regardant par rapport à ces différentes questions. Est-ce que 3 mois pour constituer un partenariat et soumissionner n’est pas court ? Qu’est-ce que l’OCEF peut faire pour faire face à ce problème de temps ? Dans l’AàP le partenariat n’est pas obligatoire. Ceci est très encouragé par l’OCEF compte tenu des enjeux de ce fonds et des objectifs à atteindre. Sur le site de l’OCEF, une plateforme est offerte à tous les potentiels soumissionnaires pour développer des échanges qui devraient faciliter les partenariats entre les sociétés/ONG de l’extérieur qui ont le savoir-faire en matière de qualité et de gestion de la technologie et celles qui sont sur le terrain et qui ont le contact direct avec les populations et les autorités locales. | |